Zeiterfassungspflicht 2026: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Die Zeiterfassungspflicht gilt – schon heute

Wer glaubt, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung komme erst mit einem neuen Gesetz, irrt. Sie besteht bereits: Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden (Rechtssache C-55/18), dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht 2022 für Deutschland bestätigt (Beschluss vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21).

Konkret heißt das: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden – inklusive Pausen. Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße und vom Arbeitsort, also auch im Homeoffice und für Minijobber.

Was sich 2026 ändert: Die geplante ArbZG-Novelle

Offen war bislang die Form der Erfassung. Genau hier setzt der Gesetzgeber an: Die geplante Novelle des Arbeitszeitgesetzes sieht eine elektronische Aufzeichnung der Arbeitszeit vor. Der Koalitionsvertrag enthält entsprechende Regelungen, ein Gesetzentwurf wird im Laufe des Jahres 2026 erwartet.

Nach den bisher bekannten Eckpunkten aus dem Referentenentwurf ist zu erwarten:

• Elektronische Erfassung wird Standard: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen elektronisch aufgezeichnet werden – am Tag der Arbeitsleistung.
• Übergangsfristen für kleinere Unternehmen: Für KMU sind gestaffelte Übergangsfristen im Gespräch; Kleinstbetriebe könnten ausgenommen werden.
• Delegation möglich: Die Aufzeichnung kann an Beschäftigte delegiert werden – die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich: Flexible Arbeitszeitmodelle sind weiterhin zulässig, solange die Zeiten dokumentiert werden.

Wichtig: Auch ohne verabschiedetes Gesetz besteht die Erfassungspflicht bereits jetzt. Wer wartet, riskiert Bußgelder von bis zu 30.000 Euro, Beweislastprobleme bei Überstunden-Streitigkeiten und Konflikte mit dem Betriebsrat.

Ist Excel noch erlaubt?

Handschriftliche Stundenzettel und Excel-Listen sind derzeit formal noch zulässig – aber aus drei Gründen keine gute Idee:

1. Nicht manipulationssicher: Nachträgliche Änderungen sind nicht nachvollziehbar – im Streitfall ein erhebliches Beweisproblem.
2. Fehleranfällig: Manuelle Einträge werden vergessen, gerundet oder pauschal ausgefüllt. Die Erfassung ist damit weder objektiv noch verlässlich.
3. Nicht zukunftssicher: Mit der erwarteten ArbZG-Novelle wird die elektronische Erfassung ohnehin Pflicht. Wer jetzt auf Excel setzt, muss in Kürze erneut umstellen.

Checkliste: So setzen Arbeitgeber die Pflicht 2026 um

1. Ist-Analyse: Wie werden Arbeitszeiten heute erfasst? Wo gibt es Lücken (Homeoffice, Außendienst, Minijobs)?
2. System auswählen: Elektronisch, manipulationssicher, mit Pausen- und Ruhezeitenprüfung. Idealerweise integriert in vorhandene Tools statt Insellösung.
3. Betriebsrat einbinden: Der Betriebsrat hat bei der Einführung ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 BetrVG). Frühzeitige Einbindung beschleunigt das Projekt.
4. Datenschutz klären: Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten – DSGVO-Konformität, Zugriffsrechte und Löschfristen definieren. Mehr dazu im Artikel DSGVO-konforme Zeiterfassung.
5. Mitarbeitende mitnehmen: Transparenz schaffen: Es geht um Nachweis und Schutz (Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten), nicht um Überwachung.
6. Prozesse anschließen: Export zur Lohnabrechnung, Überstundenauswertung, Reporting für Compliance-Nachweise.

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• Automatische Zeitvorschläge aus Teams-Anrufen, Outlook-Terminen und Planner-Aufgaben
• Single Sign-On über Microsoft 365 – kein separates Login, automatisches On- und Offboarding über Teams-Gruppen
• DSGVO-konform, ISO 27001 zertifiziert, Daten in der EU – und in der Praxis bereits von mehreren Betriebsräten genehmigt

Wie der Einstieg konkret aussieht, zeigt der Artikel Zeiterfassung in Microsoft Teams: So gelingt der Einstieg.

Fazit: 2026 ist das Jahr, um zu handeln

Die Erfassungspflicht gilt bereits, die elektronische Form rückt per Gesetz näher. Unternehmen, die jetzt ein digitales System einführen, erfüllen die heutige Rechtslage, sind auf die ArbZG-Novelle vorbereitet und ersparen sich eine spätere Doppelumstellung.

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Häufige Fragen (FAQ)

Ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland schon Pflicht? Ja. Seit dem EuGH-Urteil 2019 (C-55/18) und dem BAG-Beschluss 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch erfassen – unabhängig von der Betriebsgröße, auch im Homeoffice und für Minijobber.

Was ändert sich 2026 bei der Zeiterfassungspflicht? Die geplante ArbZG-Novelle sieht die elektronische Aufzeichnung der Arbeitszeit als Standard vor – am Tag der Arbeitsleistung. Ein Gesetzentwurf wird im Laufe des Jahres 2026 erwartet, mit gestaffelten Übergangsfristen für kleinere Unternehmen.

Ist Excel für die Zeiterfassung noch erlaubt? Formal derzeit ja – aber Excel-Listen sind nicht manipulationssicher, fehleranfällig und nicht zukunftssicher: Mit der erwarteten Novelle wird die elektronische Erfassung ohnehin Pflicht.

Welche Strafen drohen bei fehlender Arbeitszeiterfassung? Bußgelder von bis zu 30.000 Euro sowie Beweislastprobleme bei Überstunden-Streitigkeiten und Konflikte mit dem Betriebsrat.

Bleibt Vertrauensarbeitszeit weiterhin erlaubt? Ja. Flexible Arbeitszeitmodelle bleiben zulässig, solange die täglichen Arbeitszeiten dokumentiert werden. Die Aufzeichnung kann an Beschäftigte delegiert werden – die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.

Quellen und weiterführende Informationen

• EuGH, Urteil vom 14.05.2019, Rechtssache C-55/18 (CCOO gegen Deutsche Bank)
• BAG, Beschluss vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21
• Referentenentwurf des BMAS zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes
• Arbeitszeitgesetz (ArbZG), insbesondere §§ 3, 4, 5, 16
• Arbeitszeiterfassung mit timeghost Time Tracking

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Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für eine verbindliche rechtliche Einschätzung wenden Sie sich bitte an einen spezialisierten Rechtsanwalt. Die Inhalte wurden redaktionell geprüft. Stand: August 2026.