Die Thüga AG benötigte eine strukturierte, gesetzeskonforme Zeiterfassungslösung. Mit timeghost Time Tracking erfassen die Mitarbeitenden von Thüga heute ihre Arbeits- und Projektzeiten direkt in Microsoft Teams – konzernweit und ohne aufwendige Genehmigungsprozesse.
User
erfasste Arbeitszeiten
Die Thüga AG ist ein führendes Netzwerk kommunaler Energieversorger in Deutschland, das über 100 Stadtwerke und Versorgungsunternehmen verbindet. Mit 18.000 Mitarbeitenden und über 10 Millionen Endkunden setzt sie auf nachhaltige Energielösungen und digitale Innovationen, um die kommunale Energieversorgung effizient und zukunftssicher zu gestalten.
Branche: Energieversorger
Unternehmensgröße: Großunternehmen (18.000+ Mitarbeiter)
Umsatz: 54,41 Mrd. € (2023)
Standort: Deutschland
Use Case:
👉 Einführung einer gesetzeskonformen Zeiterfassung
👉 Integration in Microsoft Teams & Microsoft 365
👉 konzernübergreifender Einsatz von timeghost Time Tracking
Produkte
👉 timeghost Time Tracking
👉 Microsoft Teams
👉 Microsoft 365
Warum eine moderne Zeiterfassungslösung für Thüga unverzichtbar wurde
Die bevorstehende gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung machte eine rechtskonforme und digitale Lösung unumgänglich. Ohne eine zentrale, automatisierte Erfassung hätte die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben mit erheblichem Verwaltungsaufwand verbunden sein können. Zudem war es essenziell, die Zeiterfassung direkt in Microsoft 365 & Teams zu integrieren, um den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden nicht unnötig zu komplizieren.
Mit timeghost Time Tracking wurde eine Betriebsrats-konforme, Microsoft 365-integrierte Lösung eingeführt, die gesetzliche Vorgaben erfüllt und Arbeitsprozesse vereinfacht.
Die Herausforderungen vor timeghost Time Tracking
Akzeptanz der Mitarbeitenden
Obwohl Thüga auf Vertrauensarbeitszeit setzte, war es eine Herausforderung, die Mitarbeitenden von der Notwendigkeit einer Zeiterfassung zu überzeugen. Viele standen der neuen Regelung zunächst skeptisch gegenüber.
Hoher Verwaltungsaufwand & fehleranfällige Prozesse
Die Arbeitszeiterfassung erfolgte über Excel-Tabellen und verschiedene manuelle Methoden. Dies sorgte für hohen administrativen Aufwand, fehlerhafte Einträge und eine schwierige Nachverfolgbarkeit.
Fehlende Standardisierung & Transparenz
Unterschiedliche Abteilungen nutzten eigene Methoden zur Zeiterfassung, wodurch eine einheitliche und transparente Übersicht fehlte. Mitarbeitende und Vorgesetzte hatten keinen zentralen Zugriff auf aktuelle Zeiterfassungsdaten.
Keine direkte Integration in Microsoft 365 & Teams
Arbeitszeiten wurden nicht in der bestehenden Microsoft 365-Umgebung erfasst. Mitarbeitende mussten sich in separate Systeme einloggen, was den Prozess ineffizient machte und die Akzeptanz erschwerte.
Unklare gesetzliche Rahmenbedingungen
Die gesetzlichen Anforderungen an die Zeiterfassung waren zum Zeitpunkt der Einführung noch nicht finalisiert. Die Unsicherheit über zukünftige Änderungen stellte eine Herausforderung für die Planung und Umsetzung dar.
Gesetzliche Anforderungen & Betriebsratsfreigabe
Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben war mit der bisherigen Lösung schwer zu gewährleisten. Zudem musste eine Lösung gefunden werden, die den Anforderungen mehrerer Betriebsräte entsprach, um eine reibungslose Einführung zu ermöglichen.
Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung war für uns ein wichtiger, aber herausfordernder Schritt. Besonders die Akzeptanz der Mitarbeitenden spielte eine große Rolle, da wir zuvor auf Vertrauensarbeitszeit gesetzt haben. Gleichzeitig war unklar, wie sich die gesetzlichen Vorgaben entwickeln würden. Mit timeghost konnten wir eine Lösung schaffen, die nicht nur rechtskonform ist, sondern auch durch die Integration in Microsoft 365 von Beginn an einfach und effizient nutzbar war.
Kenan Salihovic – HR Generalist bei der Thüga AG
Thüga führt Zeiterfassung ein – gesetzeskonform & in Microsoft Teams integriert
Um diese Herausforderungen zu lösen, entschied sich die Thüga AG für timeghost Time Tracking, eine vollständig in Microsoft 365 und Teams integrierte Lösung zur Arbeits- und Projektzeiterfassung. Mit timeghost Time Tracking war es möglich, eine nahtlose Zeiterfassungslösung zu etablieren, die in Microsoft Teams bzw. Microsoft 365 integriert ist, den gesetzlichen Anforderungen entspricht und einfach in der Bedienung für alle Mitarbeiter ist.
Warum Thüga mit timeghost die optimale Zeiterfassungslösung gefunden hat
Integration in Microsoft 365 & Teams
Arbeits- und Projektzeiten werden direkt in der gewohnten Microsoft 365-Umgebung erfasst. Dadurch sparen sich Mitarbeitende das Wechseln zwischen verschiedenen Tools und arbeiten effizienter.
DSGVO- & EU-rechtskonform
Die Lösung wurde speziell für die hohen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen kommunaler Unternehmen entwickelt. Alle Daten werden sicher gespeichert, verarbeitet und entsprechen den aktuellen gesetzlichen Vorgaben.
Single Sign-On (SSO)
Dank Single Sign-On (SSO) entfällt das manuelle Einloggen, sodass sich Mitarbeitende ohne Umwege auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.
Zentral & transparent
Projekte und Arbeitszeiten werden in einer einheitlichen Plattform erfasst, sodass alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort verfügbar sind. Mitarbeitende und Vorgesetzte erhalten jederzeit einen klaren Überblick über den aktuellen Stand und können Berichte mit wenigen Klicks generieren.
Unterstützung & enge Zusammenarbeit
Von der ersten Beratung bis zur vollständigen Implementierung wurde Thüga eng begleitet. Individuelle Anforderungen wurden schnell umgesetzt, und auch nach der Einführung steht timeghost als Partner für kontinuierliche Optimierungen zur Verfügung.
einfache Bedienug für Mitarbeiter
Die Benutzeroberfläche von timeghost Time Tracking ist intuitiv gestaltet, sodass sich Mitarbeitende schnell zurechtfinden. Ohne Schulungsaufwand können Zeiteinträge erfasst und bearbeitet werden, was die Akzeptanz im Unternehmen deutlich erhöht.
Zusammenarbeit und individuelle Anpassung
Die enge Zusammenarbeit zwischen Thüga und timeghost ermöglichte eine schnelle Implementierung und gezielte Anpassungen an die Anforderungen des Unternehmens. Regelmäßiger Austausch sorgte dafür, dass die Lösung optimal in die bestehenden Workflows integriert wurde und sich weiterentwickeln kann.
So profitiert Thüga von timeghost Time Tracking heute
Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung
👉 Alle gesetzlichen Dokumentationspflichten & Datenschutzrichtlinien werden automatisch eingehalten.
Reduktion des Verwaltungsaufwands
👉 Automatisierte Prozesse sorgen für eine massive Einsparung von Verwaltungszeit.
Bessere Kontrolle & Transparenz
👉 Echtzeit-Daten zu Arbeits- und Projektzeiten sind jederzeit für Führungskräfte & Mitarbeitende verfügbar.
Betriebsratsfreundlich & geprüft
👉 Bereits in drei Betriebsräten genehmigt
Erfolgreicher Rollout in weiteren kommunalen Unternehmen
👉 Da timeghost Time Tracking bereits die Zustimmung mehrerer Betriebsräte erhalten hat, konnte die Lösung schnell & unkompliziert ausgerollt werden.
Schneller Support & enge Zusammenarbeit
👉 Kurze Kommunikationswege, schnelle Reaktionszeiten und individuelle Anpassungen sorgten dafür, dass die Thüga AG timeghost Time Tracking super effizient nutzen kann und sich keine Gedanken mehr über eine konforme und einfache Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten machen muss.
